SPACE İSTANBUL GAYRİMENKUL GELİŞTİRME VE DANIŞMANLIK A.Ş. KURUMSAL KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

1. AMAÇ

   Her bireyin kendisi ile ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkı Anayasa’dan doğan kutsal bir haktır. Space İstanbul Gayrimenkul Geliştirme ve Danışmanlık A.Ş. (“Space İstanbul”) olarak bu hakkın gereklerini yerine getirmeyi en değerli görevlerimizden biri olarak kabul ediyoruz. Bu nedenle kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına önem veriyoruz. Kurumsal Kişisel Verilerin Korunması Politikası da kişisel verilerin korunmasına verdiğimiz önemin bir sonucu olarak kişisel verileri işlerken ve korurken temel aldığımız ilkeleri ve uyguladığımız prosedürleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

2. KAPSAM

   Politika Space İstanbul’un yönettiği bütün kişisel veriler verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi kapsamaktadır.

   Politika Space İstanbul’un ortaklarının, yetkililerinin, müşterilerinin, çalışanlarının, tedarikçi yetkililerinin ve çalışanlarının, ve üçüncü kişilerin işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

   Space İstanbul Politika’yı mevzuata ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kararlarına uyum ve kişisel verilerin daha iyi korunması amaçlarıyla değiştirebilir.

3. TANIMLAR

   Kısaltma	Tanım
   Alıcı Grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
   Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
   Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
   İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
   İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
   İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
   Kanun/KVKK	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
   Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
   Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
   Veri Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
   Kişisel Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
   Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
   Kurum	Kişisel Verileri Koruma Kurumu
   Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
   Periyodik İmha	Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
   Politika	Kişisel Verilerin Korunması Politikası
   Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
   Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

4. GENEL İLKELER

   Space İstanbul her yeni kişisel veri işlemeyi gerektiren iş akışının hazırlık aşamasında işlenecek verilerin aşağıdaki ilkelere uygunluğunu denetler. Uygun bulunmayan iş akışları hayata geçirilmez.

   Space İstanbul kişisel verileri işlerken;

   • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uyar.
   • Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olduğundan emin olur.
   • İşleme amacının belirli, açık ve meşru olmasına dikkat eder.
   • İşlenen verinin işlenme amacıyla bağlantılı olduğunu, işlenilmesi gerektiği kadarıyla sınırlı işlendiğini ve ölçülü olduğunu kontrol eder.
   • Verileri ancak ilgili mevzuatta öngörörülen veya işlenme amacı için gerekli olduğu kadar muhafaza eder, işlenme amacı ortadan kalktığında imha eder.
5. VERİ GÜVENLİĞİ İÇİN ALINAN TEDBİRLER

   Space İstanbul (i) kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, (ii) kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, (iii) kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli hertürlü teknik ve idari tedbirleri alır.

   1. Teknik Tedbirler
      • Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
      • Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
      • Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
      • Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
      • Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
      • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
      • Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
      • Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
      • Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
      • Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
      • Şifreleme yapılmaktadır.
   2. İdari Tedbirler
      • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
      • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
      • Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
      • Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
      • Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
      • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
      • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
      • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
      • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
      • Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
      • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
      • Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
      • Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
6. İLGİLİ KİŞİNİN KİŞİSEL VERİLERLE İLGİLİ HAKLARI

   İlgili kişi, Space İstanbul’a başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilir:

   • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
   • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
   • Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
   • Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
   • Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
   • KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
   • İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
   • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
7. İHLAL BİLDİRİMLERİ

   Space İstanbul çalışanları, KVKK hükümlerini ve/veya Politika’yı ihlal ettiğini düşündüğü iş, eylem veya olguyu Yönetim Kurulu’na raporlar. Komite bu ihlal bildirimi akabinde gerekli görmesi halinde toplanır ve ihlale ilişkin bir eylem planı oluşturur.

   İhlal, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafa elde edilmesi yoluyla gerçekleşmişse, Yönetim Kurulu, Kurul’un 24.01.2019 tarih ve 2019/10 sayılı kararı kapsamında bu durumu 72 saat içerisinde ilgilisine ve Kurul’a bildirir.

8. DEĞİŞİKLİKLER

   Politika üzerindeki değişiklikler Space İstanbul Yönetim Kurulu tarafından hazırlanır ve onaylanır. Güncellenen Politika çalışanlara e-posta yolu ile gönderilebilir veya internet sitesi üzerinde yayınlanır.

9. YÜRÜRLÜK TARİHİ

   Politika’nın işbu versiyonu 17.10.2023 tarihinde Yönetim Kurulu tarafından onaylanarak yürürlüğe girmiştir.